Оснащение рабочего места в системе электронного делопроизводства. Организация рабочих мест делопроизводителей: общие нормы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Эргономика - наука о приспособлении орудий и условий труда к человеку. Особенности организации рабочего места инженера по стандартизации предприятия. Описание параметров рабочего помещения, его размерные характеристики. Связь эргономики и охраны труда.

курсовая работа , добавлен 16.01.2011


Соответствие организации рабочего места требованиям эргономики. Антропометрические параметры тела человека. Построение соматограммы рабочего места пользователя персональной ЭВМ. Рекомендации по улучшению эргономических показателей рабочего места.

контрольная работа , добавлен 25.02.2013


Выявление опасных и вредных производственных факторов, влияющих на организм рабочего при санитарно-гигиеническом анализе рабочего места машиниста башенного крана. Разработка средств индивидуальной и коллективной защиты. Расчет искусственного освещения.

курсовая работа , добавлен 04.06.2012


Устройство токарно-винторезного станка. Организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления. Пространственная организация рабочего места токаря. Требования к производственной безопасности и охране труда.

курсовая работа , добавлен 20.07.2012


Трудовые процессы: организация, цели и задачи. Принципы обслуживания рабочего места фрезеровщика. Проектирование трудового процесса и карт рабочего места. Обоснование экономической эффективности. Условия, необходимые для оптимальной организации процесса.

курсовая работа , добавлен 04.11.2013


Вредные факторы рабочего места, схема помещения. Анализ освещения и микроклимата в офисе. Правила пожарной безопасности. Источник электростатического поля в помещении, его влияние на состояние человека. Потенциальные вредные факторы в офисном помещении.

практическая работа , добавлен 13.06.2012


Понятие рабочего места. Оценка рабочего места маляра по условиям микроклимата, освещенности, шума. Аттестация рабочего места оператора электронно-вычислительных и вычислительных машин. Мероприятия по улучшению и оздоровлению условий труда в организации.

курсовая работа , добавлен 22.11.2013

1.3.1. Сущность отдела делопроизводства

Канцелярия илиотдел делопроизводства это отдел организации и ведения служебной переписки и оформления текущей документации. Канцелярия является основным элементом в системе контроля исполнительных документов как внешних, так и корпоративных.

Основная функция Отдела делопроизводства (далее по тексту – ОД) – контроль исполнительной документации (КИД).

Весь функциональный процесс КИД отдела делопроизводства строится на базе системы документооборота в ОД.

Рассмотрим деятельность ОД в системном аспекте (см. рис. 51) на примере типового учебного учреждения (ВУЗа).

Условные обозначения:

В – вектор выходящих документов:

В 1 – учет, контроль;

В 2 – выходящие внешние документы;

В 3 – документы к исполнению;

В 4 – приказы;

L – вектор входящих документов:

L 1 – входящие внешние документы;

L 2 – входящие из управляющего органа;

L 3 – управляющая информация (обратная связь);

L 4 – информация по контролю.

На рис. 51 – 53 приведены схема организационных связей между ОД и внутренними и внешними службами в процессе выполнения процесса по КПД и схема информационных (документных) связей между ОД и другими службами, соответственно.

Схема процесса в отделе делопроизводства

Схема связи ОД с внешним связям

Схема информационных связей отдела делопроизводства ВУЗа

С другими объектами

Схема рис. 53 отображает двустороннюю связь ОД со всеми объектами представленными на рис. 51, 52.

Выполнение основных работ в ОД может быть наглядно представлена в виде дерева функций (рис. 54).

Дерево функций отдела делопроизводства

Здесь F – отдел делопроизводства и его целевая функция – получение итоговой документации по управлению учреждением в целом;

F 1 – обработка входящей документации;

F 11 – получение справки по текущей документации;

F 12 –составление реестров (регистрация);

F 13 – печатание приказов;

F 14 – удаление документов;

F 15 – контроль за исполнением документов;

F 16 – редактор документов;

F 17 – хранение;

F 2 – обработка исходной документации;

F 21 – регистр документов;

F 22 – тиражирование;

F 23 – распространение;

F 24 – получение справки по текущей документации и архивам;

F 25 – хранение;

F 3 – текущий контроль исполнительных документов;

F 4 – контроль правильности исполнительных документов в правовом аспекте.

Основными функциями отдела делопроизводства являются:

ведение регистров документов входных / выходных;

ведение архива документов;

получение справок по текущим и архивным документам;

контроль за исполнением корпоративных норм права (положений, приказов, поручений, регламентов, регулирующих внутренние отношения организации, как финансово-хозяйственные, так и функциональные);

юридическое обоснование внутренних исполнительных документов с позиции правовой корректности: оформление приказов как визуальное, так и семантическое (сущность, смысл), необходимость исполнения корпоративных норм права, правильность заключения договоров с физическими и юридическими лицами и т.д. Эта работа выполняется субъектом с юридическим образованием.

На рис. 55 представлена внутренняя организационная схема связи ОД с другими отделами учебного учреждения, которые находятся в сфере процесса КИД.

Чем регламентируется деятельность работников сферы делопроизводства? Что означает «рационально организовать рабочее место и оборудовать его в соответствии с гигиеническими нормами»? Какой оптимальный режим труда и отдыха установить для работников-делопроизводителей?

Кто такие «делопроизводители», и какими документами регламентируется их деятельность?

Как часто работник задумывается над тем, почему его рабочее место имеет такой, а не иной вид? Почему оно оборудовано именно таким оборудованием, а не иным? Как правило, организация рабочего места работников, на первый взгляд, не может влечь каких-либо осложнений для работодателей. Но ведь от правильной организации рабочих мест зависит продуктивность труда, здоровье, коммуникабельность и мобильность работников, задействованных при выполнении трудовых функций. Итак, рассмотрим общие подходы к организации труда на примере работников, выполняющих работы по делопроизводству.

В настоящее время для надлежащей организации рабочих мест следует использовать Межотраслевые нормы времени работников, выполняющих работы по делопроизводству (далее - Нормы времени), разработанные во исполнение распоряжения Кабинета Министров Украины «Об утверждении мер по реализации Концепции дальнейшего реформирования оплаты труда в Украине, одобренной Указом Президента Украины от 25 декабря 2000 года № 1375» от 23 апреля 2001 года № 152-р.

Нормы времени предназначены для нормирования труда работников в сфере делопроизводства, а также определения численности работников, обеспечивающих эту работу. Например, среди работников, которых можно считать делопроизводителями, следует выделить таких, как:

• «Ассистент референта» (код КП 4115);
• «Оператор копировальных и множительных машин» (код КП 4112);
• «Секретарь-машинистка» (код КП 4115);
• «Архивариус» (код КП 4141);
• «Делопроизводитель» (код КП 4144);
• «Организатор делопроизводства (виды экономической деятельности)» (код КП 3435.2);
• «Документовед» (код КП 2432.1);
• «Организатор делопроизводства (государственные учреждения)» (КП 3435.1);
• «Организатор делопроизводства (система судопроизводства)» (код КП 3435.3);
• «Референт» (код КП 3436.1) и т. д.

Следует отметить, что Нормы времени можно использовать также и в органах государственной исполнительной власти, на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятие) любой формы собственности и подчинения.

Нормы времени состоят из общей части, организации труда и нормативной части.

Организация труда содержит общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству, оснащения рабочих мест работников сферы делопроизводства, примеры организации труда некоторых работников сферы делопроизводства.

Деятельность работников, занятых работами по делопроизводству, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Разделом 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины , и Справочника типовых профессионально-квалификационных характеристик должностей государственных служащих, утвержденного приказом Нацгосслужбы Украины .

Основной задачей работников сферы делопроизводства является работа с документами и другой информацией с использованием организационной и вычислительной техники, обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация и доставка по назначению, хранение, передача в архив и т. д.

К плановым работам принадлежат регистрация документов, обработка информации, ее анализ, систематизация, накопление и хранение.

Общие организационно-технические условия выполнения работ по делопроизводству:

• рациональная организация рабочих мест;
• своевременное получение работниками информации, консультаций, инструктажа;
• соблюдение рационального режима труда и отдыха;
• обеспечение установленных санитарных норм.

В последние годы основными средствами подготовки текстовых документов является персональный компьютер (ПК).

Требования к условиям труда

Основные факторы:

• планирование помещений;
• освещение помещений и рабочих мест;
• микроклимат;
• цвет помещений;
• режим труда и отдыха.

Рабочие места работников сферы делопроизводства должны быть удобными и оборудованными в соответствии с гигиеническими нормами: их оснащают одно- или двухтумбовыми столами для удобного размещения на них оргтехники и предметов труда, а в ящиках столов - хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей, лотков для бумаги, малой оргтехники и т. д.

Расстояние между глазами работника и экраном ПК должно быть не менее, чем полторы длины диагонали используемого монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, а клавиатуру - на расстоянии около 40 см от туловища. Запястья должны лежать на одном уровне с предплечьем. Экран дисплея должен располагаться так, чтобы солнечный луч и свет ламп не отражались от него и не ослепляли работника. В идеале уровень яркости экрана должен соответствовать яркости света в помещении, чего можно добиться, регулируя монитор.

Чрезвычайно отрицательно на глаза влияет мигание экрана монитора. Минимальная частота обновления экрана, согласно требованиям эргономики, должна составлять не менее 75 Гц.

Служебные помещения должны быть прямоугольной или квадратной формы. Наиболее рациональным является помещение прямоугольной формы с соотношением сторон 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина помещения должна быть не менее 2,5 м, а высота - 3,25 м.

Особое значение имеет освещение рабочего места. Если на рабочем месте есть местное освещение, рекомендуется применить поворотные, передвижные лампы. Мягкий свет, который не слепит глаза, должен поступать на поверхность рабочего стола слева. Недопустимо применять лишь местное освещение, поскольку это приводит к неминуемой адаптации зрения.

• в случае люминесцентного освещения - 300 люкс;
• в случае освещения лампами накаливания - 150 люкс.

Нормальный уровень насыщения помещений светом при коэффициентах отражения поверхностей: пола - 25%, потолка - 70%, мебели и оборудования - не менее 35%. Защитой от прямого солнечного луча может служить солнцезащитный козырек, жалюзи, шторы.

Эффективность освещения в служебных помещениях повышается в случае рационального окрашивания стен, потолков. На эффективность труда существенно влияет цвет помещения. Наиболее благоприятными цветами являются белый, зелено-голубой, желто-зеленый, светло-зеленый, бежевый, светло-бежевый, светло-желтый, светло-голубой. Эти цвета не только успокаивающе действуют на нервную систему человека, но и значительно улучшают освещенность в помещениях.

Для лучшего рассеивания и отражения света рекомендуется потолок красить в белый цвет, он отражает до 90% светового потока. Стены должны меньше отражать свет и быть чуть темнее, чем потолок. Если окна в помещении выходят на солнечную сторону, то стены лучше окрасить в прохладные тона: голубой, зеленоватый, салатный. Для помещений с окнами, ориентированными на север, северо-запад, северо-восток, больше подходят цвета теплой гаммы: желтоватый, светло-оранжевый, песочный.

Пол, независимо от материала, из которого он сделан, должен иметь более темный цвет, чем стены.

Здоровье и работоспособность человека зависят также от факторов окружающей среды, в первую очередь - от поддерживания нормальной температуры и влажности воздуха.

• температура воздуха: в холодный период года (ниже +10 °С) - температура в помещении в пределах от 20 до 22 °С; в теплый период года (выше +10 °С) - 20–25 °С;
• относительная влажность воздуха - 30–60%;
• скорость движения воздуха: в холодный период года - не более 0,2 м/с; в теплый период года - 0,2–0,5 м/с;
• атмосферное давление - от 84 до 107 кПа (630–800 мм рт. ст.);
• максимальная запыленность воздуха в помещениях при размере частей не более 3 мкм - 0,75 мг/куб. м.

Озеленение помещений, являющееся декоративным элементом интерьера, улучшает состав воздуха, уменьшает нервно-психическую и зрительную утомляемость. Это особенно важно для условий умственного труда.

Проектируя рабочие места исполнителей, нужно предусмотреть комплексное оснащение этих мест необходимыми средствами труда. Оснащение рабочих мест исполнителей техническими средствами, как правило, предусматривается во время проектирования административных зданий и их реконструкции.

Для повышения работоспособности и уменьшения утомляемости рекомендуется установить регламентированные перерывы, восстанавливающие работоспособность.

Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через 2 ч. после начала работы и через 1,5–2 ч. после перерыва на обед продолжительностью по 15 мин. каждый или через каждый час работы по 10 мин.

Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждой полке была карточка с перечнем содержимого папок.

Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф.

Работников службы делопроизводства обеспечивают справочными материалами, в частности, инструкциями по ведению делопроизводства, нормативно-методическими документами, орфографическим и терминологическим словарями, списками работников организации и ее структурных подразделений с номерами телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью организации, картотеками и т. д.

Режим труда и отдыха работников, занятых работой по делопроизводству и обеспечению управления, устанавливают, в виде распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения самых сложных из них в первой половине дня, когда у работников наблюдается высокая стойкая работоспособность.

Продолжительность рабочего времени

Частью первой статьи 50 предусмотрена нормальная продолжительность рабочего времени работников, которая не может превышать 40 ч. в неделю.

Отметим, что предприятия, заключая коллективный договор, могут устанавливать меньшую норму продолжительности рабочего времени, чем указано в части первой статьи 50 КЗоТ. Устанавливая меньшую норму продолжительности рабочего времени, следует иметь в виду, что оплата труда тогда должна осуществляться по полной тарифной ставке, полному окладу.

В соответствии с частью первой статьи 51 КЗоТ сокращенная продолжительность рабочего времени устанавливается:

1) для работников в возрасте от 16 до 18 лет - 36 ч. в неделю, для лиц в возрасте от 15 до 16 лет (учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул) - 24 ч. в неделю.

Продолжительность рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половину максимальной продолжительности рабочего времени, предусмотренной в абзаце первом этого пункта для лиц соответствующего возраста;

2) для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, - не более 36 ч. в неделю.

Перечень производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден постановлением Кабинета Министров Украины .

Кроме того, законодательством установлена сокращенная продолжительность рабочего времени для некоторых категорий работников (учителей, врачей и др.).

Сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться за счет собственных средств на предприятиях и в организациях для женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида.

Согласно статье 69 предприятие самостоятельно устанавливает для своих работников сокращенный рабочий день и другие льготы.

При расчете баланса рабочего времени следует иметь в виду, что согласно статье 53 КЗоТ накануне праздничных и нерабочих дней (ст. 73 КЗоТ) продолжительность работы работников, кроме работников, указанных в статье 51 КЗоТ, сокращается на один час как при 5-дневной, так и при 6-дневной рабочей неделе, а накануне выходных дней продолжительность работы при 6-дневной рабочей неделе не может превышать 5 ч.

Согласно части третьей статьи 67 КЗоТ, если праздничный или нерабочий день (ст. 73 КЗоТ) совпадает с выходным днем, выходной день переносится на следующий после праздничного или нерабочего. Поэтому по графику 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье в 2014 году выходной день в воскресенье 20 апреля должен быть перенесен на понедельник 21 апреля, выходной день в субботу 28 июня должен быть перенесен на понедельник 30 июня, выходной день в воскресенье 24 августа - на понедельник 25 августа.

Как правило, с целью создания благоприятных условий для празднования, а также рационального использования рабочего времени распоряжениями Кабинета Министров Украины рекомендуется переносить рабочие дни для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями в субботу и воскресенье.

В связи с тем, что указанное распоряжение имеет рекомендательный характер, решение о переносе рабочих дней принимает работодатель самостоятельно, издав приказ или другой распорядительный документ.

Принятое работодателем решение о переносе рабочих дней изменяет график работы предприятия и норму продолжительности рабочего времени в месяцах, в которых введен перенос рабочих дней. Поэтому все действия относительно предоставления отпусков, выхода на работу должны осуществляться по измененному в связи с переносом рабочих дней графику работы предприятия.

При этом следует иметь в виду, что в случае переноса рабочего дня, предшествующего праздничному или нерабочему дню, на другой выходной день, для сохранения баланса рабочего времени за год продолжительность работы в этот перенесенный рабочий день должна соответствовать продолжительности предпраздничного рабочего дня, как это предусмотрено статьей 53 КЗоТ.

Законодательством не установлена единая норма продолжительности рабочего времени в году. Эта норма может быть разной в зависимости от того, какая рабочая неделя установлена на предприятии (5- или 6-дневная), какова продолжительность ежедневной работы, когда установлены выходные дни, и поэтому на предприятиях норму продолжительности рабочего времени в году определяют самостоятельно с соблюдением требований статей 50–53, 67 и 73 КЗоТ.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.

Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.

При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.

Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.

При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22-24°С, а влажность 40-60%. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию.

Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:

• - ширина прохода для одного человека - 60 см;
• - для двух человек - 80 см;
• - для трех человек - 100 см;
• - между столами - 55 см;
• - между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;
• - между стеной и столом - 65 см.

Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.

Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается достаточное количество рациональных комплектов мебели для приемной и офисных помещений.

Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с, ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.

Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).

Если есть бюро (группа) машинописных работ, то оно оснащаете персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техник может иметь переплетно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.

Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.

При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.

Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.

Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.

Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.

Рабочее место играет ведущую роль в экономике как предприятия и его структурных подразделений, так и региона и государства в целом. Эта роль обусловлена следующими функциями рабочего места:

1 Произведенный общественный продукт государства, прибыль предприятия складываются из совокупности финансово-экономических результатов, полученных на отдельных рабочих местах;

2 Количественные и качественные характеристики рабочих мест определяют спрос и предложение на рынках рабочих мест и рабочей силы;

3 Рабочее место выступает первичным звеном в цепи разделения и кооперации труда, координации и взаимосогласования элементов производственного, технологического и трудового процессов;

4 Всё производственное помещение предприятия, организации состоит из отдельных рабочих мест, а все оборудование и оснастка для производства товаров или услуг размещены на рабочих местах в соответствии с их местом в производственном, технологическом и трудовом процессах;

5 Персонал предприятия, организации распределен по рабочим местам, а структура, оснащенность, функционально-технологические и д.р. характеристики рабочих мест формируют требования к персоналу и определяют его количественные и качественные параметры;

6) Управление производством, экономикой и персоналом предприятия осуществляется через управление рабочими местами.

Такая значительная и многоаспектная роль рабочего места приводит к необходимости реализации различных подходов к его изучению, следовательно, и различных аспектов определения его сущности. Наиболее полно и обобщенно эти подходы и аспекты изложены в коллективной монографии «Рабочее место в банке: сущность, организация, оценка».

Традиционным и наиболее разработанным является организационно-технологический подход, рассматривающий рабочее место с двух сторон. С одной стороны, это первичное звено структуры предприятия (организа­ции), которое наряду с более крупными подразделениями (участок, цех, сек­тор, отдел, управление) является объектом организации труда. С другойстороны, рабочее место - это часть производственной площади (террито­рии, пространства) структурного подразделения предприятия, организации, оснащенная необходимыми материально-техническими средствами, закреп­ленными для выполнения отдельных производственных операций в соот­ветствии с единым технологическим процессом. Такой подход характеризу­ет рабочее место как первичное звено (пункт) производственного и трудового процессов.

С экономической точки зрения рабочее место - это первичный пункт и источник получения прибыли, обусловленной превышением дохода от его эксплуатации над затратами на его создание и поддержание в функционирующем состоянии. Таким образом, в рамках экономического подхода ста­вится вопрос об окупаемости и прибыльности рабочего места. Для этого не­обходимо сопоставить потенциальную доходность труда на рабочем месте с затратами на его эксплуатацию, включая амортизацию оборудования, рас­ходы топливно-энергетических и материальных ресурсов, на оплату труда работников, занятых на данном рабочем месте.

Социологический подход к рассмотрению сущности рабочего места свя­зан с содержательностью и привлекательностью выполняемых на рабочем месте функций, степенью монотонности и тяжести труда, долей физическо­го и умственного, творческого труда, уровнем механизации и автоматизации труда, наличием на рабочем месте определенных условий труда, степенью их безопасности и комфортности.

В эргономическом аспекте рабочее место изучается с позиций его соответствия антропометрическим, биологическим, психофизиологическим и прочим характеристикам организма человека.

В последнее время в рамках организационно - технологического подхода постепенно развивается еще один аспект рассмотрения рабочих мест, называемый «управленческим». Рабочее место в данном случае рассматривается как элемент системы управления предприятием, организацией. В качестве одного из объектов управленческого воздействия посредством организации, проектирования, рационализации рабочее место рассматривалось и ранее. Однако изменилось содержание процесса управления: ранее у нас в стране и за рубежом при управлении рабочими местами основное внимание уделя­лось его технической оснащенности, включенности в передовые, «высокие» технологии. Сейчас современная техника требует столь же современных форм и методов управления производством, рабочими местами. Чем техни­чески и технологически сложнее производство, тем сильнее зависимость ре­зультатов хозяйственной деятельности предприятия, его конкурентоспособ­ности от степени соответствия управления, в том числе рабочими местами, технико-технологическому состоянию предприятия, организации.

Все перечисленные выше аспекты рассматривают сущность, особенно­сти и значение рабочего места в пределах одного предприятия и в своей совокупности формируют микроуровневый подход к данной категории. В отличие от него, с точки зрения макроуровневого подхода рабочее место - это первичный уровень сложной иерархической структуры общественного производства и, следовательно, первичный объект организации труда в про­цессе организации общественного производства. Именно при данном под­ходе рабочее место рассматривается первичным звеном получении сово­купного общественного продукта и как важнейший элемент механизма регулирования рынка труда и занятости населения.

Системное рассмотрениепонятия рабочего места предполагает характеристику его как системы, то есть совокупности элементов - субъекта, средств, предметов труда, находящихся в определенных отношениях и взаимодействиях друг с другом.

Рабочее место - часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность и которая оснащена в соответствии с содержанием выполняемых работ необходимыми средствами труда.

Исходя из рассмотренных аспектов сущности рабочего места, определе­ние данной категории должно объединять эти аспекты и отражать ее многогранность.

Таким образом, рабочее место- это первичное звено производ­ственного процесса и структуры предприятия (организации), элементарная часть производственной площади (территории, пространства), на которой расположены все элементы процесса производства и на которой субъект труда (работник или группа работников) в соответствии с определенным целевым назначением, технологией и в определенных условиях осуществля­ет организованную трудовую деятельность; наконец, это исходный пункт получения прибыли предприятия, производства совокупного общественного продукта и важнейший элемент механизма регулирования рынка труда и за­нятости населения.

Несмотря на определенную обособленность, каждое рабочее место тесно связано с другими рабочими местами, с предшествующими и последующи­ми звеньями производственного процесса и образуют систему рабочих мест.Взаимосвязь и взаимозависимость всех рабочих мест требует четкой, совершенной организации и обслуживания каждого из них, так как от этого зависят общий ритм и результаты работы не только на данном рабочем мес­те, но и соответствующего структурного подразделения и даже всего предприятия в целом. Каждое рабочее место, являясь в свою очередь системой, также стремится к достижению свойства организованности, то есть к упорядочиванию и согласованию взаимодействий своих элементов. Организован­ность достигается благодаря организации рабочего места - процесса упорядочения и согласования взаимодействий элементов рабочего места (системы рабочих мест) за счет установления определенных параметровэлементов и определенной структуры отношений между элементами, а так­же между элементами и механизмами, регламентирующими их взаимодействия.

Процесс организации рабочего места может происходить в результате:

внутренних случайных нерегулярных воздействий самих элементов рабочего места друг на друга, ведущих к организованности рабочего места;

внутренних целенаправленных воздействий одних элементов рабочего
места на другие, имеющих своей целью достижение организованности;

внешних случайных нерегулярных воздействий на рабочее место и его элементы, вызывающих организованность;

внешних целенаправленных систематических и непрерывных воздействий с целью достижения организованности рабочего места.

Таким образом, организация рабочего места осуществляется не только с помощью специальных мероприятий организующего внешнего субъекта, то есть в рамках управления рабочим местом, но и в результате воздействия элементов рабочего места друг на друга, особенно со стороны субъекта тру­да, работника и влияния на них окружающей среды.

Управление рабочим местом, помимо функции организации, осуществляется и с помощью других управленческих функций, таких как проектирование, планирование, оценка, развитие. О них речь пойдет в третьем разделе данного учебника. Что касается таких процедур как аттестация и рациона­лизация рабочих мест, то они осуществляются при выполнении перечислен­ных функций управления рабочими местами.

Значение организации рабочих мест в том, что она содействует сокращению затрат рабочего времени, улучшению качества работы и продукции, снижению расходов сырья, материалов, энергии и в целом себестоимости продукции, а следовательно, повышению прибыльности и конкурентоспо­собности предприятия.

Организация рабочих мест тесно связана с другими элементами сложившейся системы организации труда и влияет на приемы труда, связанные с установкой, закреплением и перемещением предметов труда, инструментов и приспособлений, управлением оборудованием, контролем над ходом технологического процесса. Тесная связь организации и обслуживания рабочих мест существует и с принятыми на предприятии формами разделения и кооперации труда. От уровня организации рабочих мест зависят условия труда, так как именно от него зависит степень удобства и комфортности в работе для исполнителей, возможность оградить от воздействия неблагоприятных факторов производственной среды. Уровень организации рабочих мест, та­ким образом, значительно влияет и на степень напряженности, утомитель­ности и привлекательности труда, что сказывается на работоспособности и производительности труда работников.

При организации рабочих мест решаются следующие задачи:

1 рациональное использование производственной площади предприятия, организации;

2 рациональное расположение на ограниченной площади отдельного рабочего места всех его элементов;

3 создание удобства и комфорта для работы исполнителей;

4 ограждение работников от воздействия неблагоприятных условий внешней и внутренней производственной среды;

5 бесперебойное качественное обслуживание рабочих мест, обеспечение непрерывного, ритмичного и синхронного функционирования рабочих мест.

Многообразие и специфика рабочих мест в различных сферах трудовой деятельности не позволяют дать единый «рецепт» их рациональной организации. Однако существует общие принципы проведения этой работы при­менительно к той или иной группе рабочих мест. С этой целью осуществляется группировка, классификация рабочих мест по общности того или иногопризнака (признаков), которая предопределяет и определенную общность в их организации.

Список использованной литературы

1 Закон РФ от 10.06.1993 N 5154-1 (ред. от 10.01.2003) "О стандартизации" [Электронный ресурс]: Официальный сайт компании «КонсультантПлюс». Режим доступа: http://www.consultant.ru, свободный (дата обращения: 03.01.2014).

2.Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности [Текст]: учебное пособие / А.А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 304 с.

3.Гущина И.А., Зайцева Н.А. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме [Текст]: учебное пособие. – М.: Альфа-М: ИНФРА-М, 2009. – 240 с.

4. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: учебник / И.Н.Кузнецов. – М.: Юрайт, 2011, 576 с.