Если мы не знаем какое у вас делопроизводство и внутренняя политика организации как мы можем посоветовать какие именно приказы должны быть. Я ж говорю книги читайте по делопроизводству Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Меня очень много ругали и часто завидовали. Это не страшно, если ругают, значит жива. А завистников нет только у ничтожеств. Лучше иметь первых, чем быть вторым. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Иллюзия Россия, Norilsk #6 26 апреля 2012, 7:36 Цитата: Я ж говорю книги читайте по делопроизводству правильно Дарина говоришь. Мне кажется Алена не с той стороны начала подход к делу. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство » Кадровое делопроизводство Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем, а главное — у нас всегда отличный коллектив и дух взаимопомощи.
Внимание
Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.
И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. Также для Вас чат кадровиков Отписаться от сообщений с форума Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума.
Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Алена Россия, Новосибирск #7 26 апреля 2012, 8:12 Извиняюсь.
организация — купил-продал. также услуги по доставке того, что продает.
Важно
В учебниках нашла только общие слова, то что в оычнх статьях. Может подскажите толковый? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…
Об утверждении штатного расписания3. Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка4. Об утверждении положения о персональных данных работников5.
Об утверждении положения об оплате труда6. Об утверждении учетной политики - п.
Нина Ковязиназаместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Нет, не нужно. Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек.
Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. 8, 57, 72 ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.
Инфо
Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно.
А именно:
Ежегодно обновлять штатное расписание требуется тогда, когда в штат сотрудников компании введены новые единицы или, наоборот, сокращены рабочие места. Это, разумеется, может произойти и посреди года. В этом случае, составляется отдельный приказ, именуемый: «О внесении изменений в штатное расписание». Все произошедшие в течение года изменения в обязательном порядке учитываются при составлении штатного расписания на будущий год.
Идет отправка уведомления… Алена Россия, Новосибирск #3 26 апреля 2012, 7:15 я про приказы по организации предприятия. Вот, что я накопала:приказ об утверждении учетной поликтикиприказ о нумерациях (счетов, счетов-фактур, накладных, приказов по кадрам, доверенностей и т.п.)приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводстваприказ о графике отпуской (плюс сам график)приказ о ведении трудовых книжекприказ о штатном расписании(плюс само штатное)журнал инструктажа (нужен исходя из раздела 10 ТК)табель учета рабочего времениприказ о подотчетникахприказ об установлении нормы суточных расходовправила внутреннего трудового распорядкаположение о структурных подразделенияхприказ о совмещении должностей (если есть)инструкция по делопроизводству (тоже вроде обязательна) Что еще забыла?………..
Приказ о премировании (датируется конец месяца?)- Приказ о БСО (в начале деятельности, в дальнейшем при изменении членов комиссии)- Приказ о штатном расписании (вначале деятельности, при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении штата) в нем же можно прописать ставку тарифную, тогда переиздаем приказ в случае измены ставки- Приказ курсовые разницы, в случае работы с валютой (ежемесячно, или по окончании года? Каким числом?)- Приказ о назначении комиссии за ОС и материалами (при первом поступлении ТМЦ на предприятие, в дальнейшем при изменении состава комиссии)- Приказ о проведении инвентаризации (при наличии на балансе товаров, материалов, ОС перед составлением годовой отчетности, когда правильнее?)- Приказ о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений (при создании предприятия, в дальнейшем при изменении ответственного).
ГСМ инвентаризируют, как правило, ежемесячно или ежеквартально, инвентаризация основных фондов проводится 1 раз в год. Все вышеперечисленные приказы подлежат ежегодному оформлению.
Задачей секретаря является организация контроля за их составлением, иногда – набор их текста на ПК, передача на подпись руководителю и распространение среди структурных подразделений, чью деятельность регламентирует тот или иной документ. Рекомендуем материалы
Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.
Наш словарик
Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .
Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.
Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):
Вид приказа | Срок хранения | Примечание |
---|---|---|
По основной (профильной) деятельности | Постоянно |
Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет. На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 |
По личному составу |
75 лет, если приказ создан до 2003 года; |
5 лет для приказов: О дисциплинарных взысканиях; Ежегодных оплачиваемых отпусках; Об отпусках в связи с обучением; О дежурствах; Краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках |
По административно-хозяйственным вопросам |
Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.
ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?
Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;
Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.
Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:
Или оформляет отметку от руки:
Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.
Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.
Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.
Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.
Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.
Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.
Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:
- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;
- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;
- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».
Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:
- «О создании Канцелярии»;
- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;
- «Об утверждении Положения об архиве».
Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:
- «О проведении аудита делопроизводства»;
- «О проведении экспертизы ценности документов»;
- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».
Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:
- «О проведении Дня охраны труда»;
- «О доступе автотехники на склад».
И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.
Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:
К приказам по личному составу относятся:
Приказ о приеме на работу;
Расторжении трудового договора (увольнении);
Предоставлении отпуска;
Возложении обязанностей;
Премировании;
Переводе;
Направлении в командировку и т.д.
Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:
О приеме работника на работу - форма № Т-1;
Приеме работников на работу - форма № Т-1а;
Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;
Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;
Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);
Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;
Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;
Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;
Направлении работника в командировку - форма № Т-9;
Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;
Поощрении работника - форма № Т-11;
Поощрении работников - форма № Т-11а.
Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.
Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатация зданий, помещений;
Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
Обеспечение безопасности организации.
Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.
Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:
Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);
Об определении места для курения;
О переходе на электронную пропускную систему;
Ремонте помещений;
Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;
Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;
Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);
О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;
Выделении транспортных средств для решения различных задач;
Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;
Проведении инструктажа по ГО и ЧС;
Об охране объектов и т.д.
Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.
«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):
1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);
2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;
3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;
4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.
Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.
Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.
Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).
Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.
Существует ли требование о ежегодном обновлении приказов по предприятию по охране труда и пожарной безопасности?
Ответ на вопрос:
Если приказы не утратили актуальность, переиздавать их не нужно.
Работодатель не обязан переиздавать документы по охране труда каждый год. Он самостоятельно устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения и пересмотра документов системы управления охраной труда, сроки их хранения ( ). Такой же позиции придерживается Роструд ( ).
Таким образом, нормативного акта, который предписывал бы требование обновлять приказы по охране труда с определенной периодичностью нет. Если изменились условия или должностные лица, которые упомянуты в приказе, изменились нормативные документы, которые есть в приказе, то приказ нужно обновить.
Также пересмотрите документ, если истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ответ: Как оформить перевод сотрудника на постоянную работу в пределах одной организации
Нужно ли переиздавать приказ о назначении ответственного лица, если сотрудника перевели на другую должность. Например, приказ о назначении ответственного по охране труда, по пожарной безопасности и т. п.
Да, чтобы избежать недоразумений и спорных ситуаций, такой приказ нужно переиздать, если в нем указали должность ответственного сотрудника, а не просто его Ф. И. О.
Пересмотрите документ, если он утратил актуальность или истек установленный законодательством плановый срок пересмотра. Например, инструкции по охране труда пересматривают не реже одного раза в пять лет ( ).
Внимание: не подлежат пересмотру контрольно-учетные документы системы управления охраны труда, включая:
а) акты и иные записи данных, вытекающие из осуществления СУОТ;
б) журналы учета и акты записей данных об авариях, несчастных случаях, профессиональных заболеваниях;
в) записи данных о воздействиях вредных (опасных) факторов производственной среды и трудового процесса на работников и наблюдении за условиями труда и за состоянием здоровья работников;
г) результаты контроля функционирования СУОТ.
Это следует из приказа Минтруда от 19.08.2016 № 438н.
Совет: чтобы не упустить срок пересмотра конкретного документа:
1. Составьте перечень локальных актов по охране труда организации.
2. Приказом по организации:
утвердите работодателем перечень локальных актов по охране труда организации;
для каждого документа определите плановый срок пересмотра и срок хранения документа;
назначьте ответственное лицо за пересмотр каждого документа.
3. Внесите изменения в документ.
4. Издайте приказ о проведении пересмотра и введении в действие измененного(ых) документа(ов).
Алексей Рязанцев
начальник службы производственного контроля и охраны труда филиала ОАО «Квадра»
С уважением и пожеланием комфортной работы, Яна Демидович,
эксперт Системы Кадры
Добрый день! Девочки, подскажите, по приказам ничего ли я не упускаю из виду, может в чем-то ошибаюсь:По основной деятельности (ОД)
Приказ об учетной политике (создается в первое рабочее число года)
- Приказ график отпусков (первые числа года)
- Приказ нормы расхода топлива (только в момент регистрации предприятия, при наличии транспорта (либо при его появлении), в дальнейшем при изменении наличия транспорта), считается, в том числе и арендуемый.
- Приказ лимит кассы (начало деятельности, в дальнейшем при изменении лимита)
- Приказ о сроках выплаты заработной платы (в начале деятельности при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении сроков)
- Приказ о премировании (датируется конец месяца?)
- Приказ о БСО (в начале деятельности, в дальнейшем при изменении членов комиссии)
- Приказ о штатном расписании (вначале деятельности, при наличии штатных сотрудников, в дальнейшем при изменении штата) в нем же можно прописать ставку тарифную, тогда переиздаем приказ в случае измены ставки
- Приказ курсовые разницы, в случае работы с валютой (ежемесячно, или по окончании года? Каким числом?)
- Приказ о назначении комиссии за ОС и материалами (при первом поступлении ТМЦ на предприятие, в дальнейшем при изменении состава комиссии)
- Приказ о проведении инвентаризации (при наличии на балансе товаров, материалов, ОС перед составлением годовой отчетности, когда правильнее?)
- Приказ о назначении ответственного за ведение книги замечаний и предложений (при создании предприятия, в дальнейшем при изменении ответственного). Если нет штатных сотрудников как тогда?
- Приказ о переоценке ОС (при переоценке до начала ее проведения)
- Приказ о материальной помощи (в случае ее необходимости, требует ли обязательного подтверждения каким-либо документом?)
- Приказ о выплате дивидендов (перед выплатой, при наличии прибыли). Это в конце года, или …?
- Приказ о выдаче новогодних подарков и т.д. (перед выдачей при наличии соответствующих условий)
По личному составу (Л)
Приказ о направлении в командировку
- Приказ об отпуске за свой счет
- Приказ трудовой отпуск (за месяц, или можно непосредственно перед началом)
- Приказ о декретном отпуске (датируется первым днем после больничного по беременности и родам)
По кадрам (К)
Приказ о приеме
- Приказ увольнение
- Приказ о переводе
На каждый ли вид приказов должна быть книга приказов? Заводится ежегодно, или однажды в начале деятельности и до последней странички? Требуется ли еще какое-либо отражение вышеуказанных документов? Как быть, если в штате нет сотрудников (договора подряда, либо заключены договор с ИП гл. бухгалтер, и ИП управляющий? Во втором случает приказы подписываются как гл. бухгалтер Козлов И.П., управляющий Егоров Е.Е.
Добрый день. Прошу подсказать какие приказы обязательны для обновления в начале календарного года
Ответ на вопрос: В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Также, необходимо отметить, что Трудовое законодательство не содержит требований обновления каких-либо приказов в начале календарного года. Данное требование также распространяется и на приказы о назначении ответственных лиц. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ). Таким образом, ежегодно переиздавать приказ по причине начала календарного года, нет необходимости.
Подробнее в материалах Системы:
Как хранить документы в кадровой службе
Документы обязательные для хранения
Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение , которые образуются в процессе их деятельности (). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей - постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда - 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения - один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Ситуация: Нужно ли ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек
Нет, не нужно.
Трудовое законодательство не предусматривает ежегодного переиздания о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ответственное лицо исполняет эти обязанности до момента отмены соответствующего поручения либо прекращения трудовых отношений (ст. , ТК РФ).
Таким образом, ежегодно переиздавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, нет необходимости.
Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
uoimpskopin.ru - Строительный портал - Вентиляция. Водоснабжение. Душевая кабина. Законодательство. Канализация